Panduan lengkap memproses pembayaran klaim, melihat laporan, dan mengekspor data reimbursement.
Buka browser dan akses URL sistem perusahaan Anda (contoh: acme.rembes.app). Masukkan email dan password akun Finance Admin Anda.
Akses URL perusahaan Anda dan klik Masuk.
Gunakan email dan password yang didaftarkan oleh admin IT/HR perusahaan.
Setelah login, Anda akan melihat menu Klaim, Laporan, dan Pembayaran di navigasi.
Setelah login, Anda akan melihat dashboard dengan dua section utama yang muncul sesuai kondisi data terkini.
Muncul jika ada klaim yang dieskalasi dan menunggu keputusan Anda (Finance Admin bisa menjadi approver eskalasi). Berisi daftar klaim dengan nama karyawan dan jumlah — klik untuk langsung membuka detail.
Daftar 5 klaim berstatus Disetujui yang paling lama menunggu pembayaran. Klik Lihat semua untuk membuka halaman Antrian Pembayaran lengkap.
Buka menu Klaim dan filter berdasarkan status Disetujui untuk melihat semua klaim yang siap dibayar. Anda juga bisa mengklik langsung dari daftar di dashboard.
Klik nama klaim untuk membuka detail — periksa item, jumlah, struk, dan siapa approver-nya.
Pastikan total klaim sesuai dengan nominal yang akan dibayarkan ke karyawan melalui sistem payroll atau transfer manual.
Setelah transfer dilakukan di luar sistem (payroll, transfer bank, dll.), tandai klaim sebagai Dibayar di Rembes untuk melengkapi rekam jejak.
Klik klaim berstatus Disetujui.
Tombol ini muncul di bagian atas halaman detail klaim untuk Finance Admin.
Pilih metode pembayaran (transfer bank, tunai, dll.) dan masukkan nomor referensi transaksi jika ada.
Klik Simpan. Status klaim berubah menjadi Dibayar dan karyawan mendapat notifikasi email otomatis.
Menu Laporan menyediakan berbagai ringkasan data yang berguna untuk rekonsiliasi dan perencanaan anggaran.
Total reimbursement yang diajukan, disetujui, dan dibayar dalam periode tertentu (per bulan atau rentang tanggal kustom).
Rincian total klaim per karyawan — berguna untuk rekonsiliasi payroll atau analisis pengeluaran per individu.
Breakdown pengeluaran berdasarkan kategori (Transportasi, Makan, Akomodasi, dll.) — berguna untuk analisis pengeluaran operasional.
Pilih jenis laporan dari navigasi atau dropdown filter.
Pilih bulan, kuartal, atau masukkan rentang tanggal kustom sesuai kebutuhan rekonsiliasi.
Laporan ditampilkan langsung di halaman. Gunakan tombol Ekspor untuk mengunduh jika perlu.
Semua laporan bisa diekspor ke file CSV yang bisa dibuka di Excel, Google Sheets, atau diimport ke sistem akuntansi.
Pilih jenis laporan dan atur filter periode yang diinginkan.
File CSV akan langsung terunduh ke perangkat Anda.
Saat membuka CSV di Excel, pilih encoding UTF-8 agar karakter Bahasa Indonesia tampil dengan benar.
Karyawan sedang menyiapkan klaim, belum diajukan. Belum perlu ditindaklanjuti Finance.
Menunggu persetujuan atasan. Belum perlu ditindaklanjuti Finance.
Dalam proses multi-level approval. Belum perlu ditindaklanjuti Finance.
Perlu tindakan Finance. Klaim siap diproses pembayarannya.
Karyawan diminta merevisi oleh atasan. Belum perlu ditindaklanjuti Finance.
Klaim ditolak. Tidak ada pembayaran yang perlu diproses.
Pembayaran sudah diproses dan dicatat oleh Finance. Selesai.
Bagaimana jika saya tandai klaim sebagai Dibayar tapi ternyata salah?
Hubungi admin perusahaan (Client Admin) — mereka bisa mereset status klaim jika diperlukan. Finance Admin tidak bisa membatalkan pembayaran yang sudah ditandai.
Bisakah saya memproses pembayaran beberapa klaim sekaligus?
Saat ini setiap klaim diproses satu per satu. Gunakan laporan dan ekspor CSV untuk membuat daftar pembayaran batch yang Anda proses di internet banking perusahaan.
Laporan mencakup klaim dari semua departemen?
Ya. Finance Admin memiliki akses ke seluruh data klaim perusahaan tanpa batasan departemen atau divisi.
Format apa yang bisa diekspor?
CSV yang kompatibel dengan Excel dan Google Sheets. Jika Anda butuh format lain (misalnya langsung ke format import Jurnal atau Accurate), hubungi tim Rembes.
Saya tidak menerima notifikasi klaim yang sudah disetujui, kenapa?
Cek folder Spam di email Anda. Jika tidak ada, hubungi admin perusahaan untuk memastikan email Finance Admin terdaftar dengan benar dan notifikasi aktif di pengaturan sistem.
Apakah bisa melihat struk/bukti pengeluaran karyawan?
Ya. Finance Admin bisa membuka halaman detail klaim dan melihat semua struk yang diunggah karyawan untuk keperluan verifikasi sebelum membayar.