Panduan lengkap mengelola karyawan, grade, kebijakan limit, pengaturan sistem, dan konfigurasi approval.
Buka browser dan akses URL sistem perusahaan Anda (contoh: acme.rembes.app). Masukkan email dan password akun Admin yang diberikan tim Rembes saat onboarding.
Semua karyawan yang bisa menggunakan sistem harus terdaftar. Buka menu Karyawan untuk mengelola daftar karyawan perusahaan.
Isi nama lengkap, email, dan pilih grade yang sesuai.
Pilih siapa atasan karyawan ini. Klaim karyawan akan dikirim ke atasan yang dipilih untuk persetujuan.
Pilih peran: Karyawan (hanya bisa mengajukan klaim) atau Approver (bisa menyetujui klaim bawahan). Satu orang bisa memiliki keduanya.
Karyawan akan mendapat email undangan berisi link untuk mengatur password akun mereka.
Klik tombol Import lalu unduh template untuk memastikan format kolom benar.
Kolom wajib: nama, email, grade, nama atasan. Simpan sebagai CSV (UTF-8).
Klik Import, pilih file, dan konfirmasi. Sistem akan memvalidasi data sebelum menyimpan.
Grade adalah level jabatan karyawan (misalnya: Staff, Supervisor, Manager). Setiap grade memiliki kebijakan limit reimbursement yang berbeda per kategori pengeluaran.
Di navigasi admin, klik Grades atau Kebijakan.
Masukkan nama grade (contoh: "Staff", "Manager Senior") dan simpan.
Untuk setiap grade, tambahkan kebijakan: pilih kategori pengeluaran, atur limit (per klaim / per bulan / per tahun), dan tentukan aksi jika melebihi batas.
| Aksi | Efek |
|---|---|
| Blokir | Klaim tidak bisa diajukan jika melebihi limit. Karyawan melihat pesan error merah. |
| Eskalasi | Klaim tetap bisa diajukan, tapi akan diarahkan ke approver yang lebih tinggi atau Finance Admin untuk persetujuan khusus. Karyawan melihat peringatan kuning. |
Atur bagaimana klaim mengalir dari karyawan ke approver. Buka menu Pengaturan untuk mengkonfigurasi opsi berikut.
| Pengaturan | Keterangan |
|---|---|
| Jumlah level approval | Berapa level persetujuan yang dibutuhkan. Level 1 = atasan langsung. Level 2 = atasan dari atasan. Maksimum 2 level. |
| Ambang batas eskalasi | Jika total klaim melebihi nominal ini (misalnya Rp 5.000.000), klaim otomatis dieskalasi ke level lebih tinggi — terlepas dari batas per kategori. |
| Target eskalasi | Jika ada breach eskalasi, klaim dikirim ke: atasan level berikutnya (hierarki) ATAU Finance Admin. |
Jika seorang atasan sedang cuti atau tidak bisa approve, Anda bisa mendelegasikan perannya sementara ke orang lain.
Cari karyawan yang akan didelegasikan di menu Karyawan.
Pilih siapa yang menjadi pengganti sementara dan tentukan tanggal mulai dan berakhirnya delegasi.
Buka menu Pengaturan untuk mengkonfigurasi hal-hal berikut di level perusahaan.
| Pengaturan | Keterangan |
|---|---|
| Nama perusahaan | Muncul di header dan email notifikasi. |
| Logo perusahaan | Upload logo dalam format PNG/JPG, tampil di dashboard dan email. |
| Tanggal mulai periode | Hari ke berapa setiap bulan periode baru dimulai (1–28). Misalnya tanggal 25 berarti periode 25 Mei – 24 Juni. |
| Hari pengingat 1 | Berapa hari setelah pengajuan sistem mengirim pengingat ke approver yang belum menindaklanjuti (misalnya 3 hari). |
| Hari pengingat 2 | Pengingat kedua jika klaim masih stagnan (misalnya 7 hari). Pengingat dikirim lewat email. |
| Kategori pengeluaran | Daftar kategori yang tersedia saat karyawan membuat item klaim (Transportasi, Makan, Akomodasi, dll.). Bisa ditambah, diedit, atau dinonaktifkan. |
Client Admin memiliki akses ke semua laporan yang sama seperti Finance Admin, plus beberapa tampilan tambahan untuk monitoring operasional.
Total reimbursement per periode, per departemen, per kategori. Berguna untuk budgeting tahunan.
Klaim yang sudah diajukan lebih dari X hari tanpa tindakan dari approver. Berguna untuk follow-up.
Ekspor semua data klaim ke CSV untuk audit, rekonsiliasi, atau analisis lebih lanjut di Excel.
Bagaimana cara reset password karyawan?
Karyawan bisa reset sendiri via tombol "Lupa Password" di halaman login. Jika tidak bisa, buka profil karyawan di menu Karyawan dan gunakan tombol Reset Password — link reset akan dikirim ke email karyawan tersebut.
Bagaimana jika ada karyawan yang keluar perusahaan?
Nonaktifkan akun karyawan dari menu Karyawan — klik nama karyawan lalu pilih Nonaktifkan. Akun yang dinonaktifkan tidak bisa login tapi data historisnya tetap tersimpan untuk keperluan audit.
Bisakah saya mengubah grade karyawan di tengah periode?
Bisa. Perubahan grade berlaku untuk klaim yang diajukan setelah tanggal perubahan. Klaim yang sudah diajukan sebelumnya tetap menggunakan kebijakan grade lama.
Bagaimana menambah Finance Admin lebih dari satu?
Tambahkan akun karyawan baru dan berikan peran Finance Admin. Semua Finance Admin memiliki akses yang sama ke daftar klaim dan fitur pembayaran.
Bisakah saya menghapus klaim yang sudah ada?
Klaim tidak bisa dihapus untuk menjaga integritas data audit. Anda bisa menolak klaim yang bermasalah jika masih dalam status Draft atau Menunggu. Untuk kasus khusus, hubungi tim Rembes.
Apakah karyawan bisa memiliki lebih dari satu atasan?
Tidak. Setiap karyawan hanya memiliki satu atasan langsung. Jika struktur pelaporan berubah, perbarui data atasan di profil karyawan tersebut.
Bagaimana cara mengubah kategori yang tersedia untuk klaim?
Buka Pengaturan → Kategori. Anda bisa menambah kategori baru, mengedit nama yang ada, atau menonaktifkan kategori yang tidak lagi dipakai. Kategori yang dinonaktifkan tidak muncul saat karyawan membuat klaim baru tapi tetap terlihat di klaim lama.
Apa yang terjadi jika trial habis?
Sistem akan masuk mode read-only — semua pengguna masih bisa login dan melihat data, tapi tidak bisa membuat atau mengubah klaim. Untuk melanjutkan, hubungi tim Rembes untuk aktivasi langganan.