Panduan lengkap menyetujui, merevisi, dan menolak klaim reimbursement bawahan.
Buka browser dan akses URL sistem yang diberikan admin perusahaan (contoh: acme.rembes.app). Masukkan email dan password akun Anda.
Akses URL perusahaan Anda dan klik Masuk.
Gunakan email dan password yang didaftarkan oleh admin HR/IT perusahaan.
Jika Anda memiliki bawahan langsung, Anda sudah bisa melihat menu Persetujuan di navigasi.
Setelah login, buka menu Persetujuan di navigasi. Halaman ini menampilkan semua klaim bawahan yang menunggu tindakan Anda.
Setiap baris menampilkan nama karyawan, judul klaim, jumlah total, dan tanggal pengajuan.
Klaim dengan status Menunggu atau Dalam Review memerlukan tindakan Anda.
Klik nama klaim untuk membuka halaman detail. Periksa semua informasi sebelum mengambil keputusan.
Judul, nomor referensi, nama karyawan, tanggal pengajuan, dan total keseluruhan.
Setiap item memiliki kategori, jumlah, tanggal pengeluaran, struk (jika ada), dan catatan.
Klik ikon di kolom Struk untuk melihat gambar struk yang diunggah karyawan.
Bagian Riwayat di bawah halaman menampilkan semua perubahan status termasuk catatan revisi sebelumnya.
Di halaman detail klaim, ada tiga tombol tindakan. Pilih sesuai hasil review Anda.
Klaim memenuhi kebijakan perusahaan dan bukti pengeluaran valid. Klik Setujui — klaim akan langsung berstatus Disetujui (atau naik ke level berikutnya jika ada multi-level approval). Finance akan mendapat notifikasi untuk memproses pembayaran.
Ada item yang perlu klarifikasi atau data yang kurang lengkap. Klik Minta Revisi, isi catatan yang jelas tentang apa yang perlu diperbaiki, lalu kirim. Karyawan akan mendapat notifikasi dan bisa mengedit klaim tersebut.
Klaim tidak dapat disetujui (tidak sesuai kebijakan, bukan pengeluaran yang dapat di-reimburse, dll). Klik Tolak, isi alasan penolakan. Karyawan akan mendapat notifikasi. Klaim yang ditolak tidak bisa dilanjutkan — karyawan perlu membuat klaim baru jika ingin mengajukan ulang.
Beberapa klaim mungkin muncul di daftar Anda meskipun karyawan tersebut bukan bawahan langsung Anda. Ini terjadi ketika klaim melebihi batas kebijakan yang ditetapkan dan memerlukan persetujuan dari level yang lebih tinggi.
Di halaman detail, akan muncul peringatan berwarna kuning yang menjelaskan kategori mana yang melebihi batas dan berapa nilainya.
Periksa apakah ada justifikasi bisnis yang valid untuk pengeluaran di atas batas normal.
Proses persetujuan sama seperti klaim biasa — Setujui, Revisi, atau Tolak.
Jika Anda akan cuti atau tidak bisa meninjau klaim untuk sementara, Anda bisa mendelegasikan persetujuan ke rekan lain. Selama delegasi aktif, semua klaim yang masuk ke Anda akan otomatis diteruskan ke delegate yang ditunjuk.
Klik menu Persetujuan di navigasi. Di bagian atas halaman ada kartu Delegasi Aktif.
Pilih pengganti (delegate), tentukan tanggal mulai dan tanggal berakhir delegasi, lalu simpan.
Delegate akan mendapat notifikasi email. Semua klaim pending yang belum ditindaklanjuti juga otomatis dialihkan ke delegate.
Klik Batalkan Delegasi di halaman Persetujuan. Klaim yang belum ditindaklanjuti oleh delegate akan kembali ke antrian Anda.
Pahami arti setiap status untuk memantau alur klaim bawahan Anda.
Karyawan sedang menyiapkan klaim, belum diajukan.
Klaim sudah diajukan dan menunggu tindakan Anda.
Klaim sedang dalam proses multi-level approval — level pertama sudah setuju, menunggu level berikutnya.
Anda sudah meminta revisi. Karyawan perlu mengedit dan mengajukan ulang.
Semua level persetujuan selesai. Klaim menunggu pembayaran dari Finance.
Klaim ditolak. Karyawan mendapat notifikasi beserta alasan.
Finance sudah memproses pembayaran.
Rembes mengirim email otomatis kepada Anda di situasi-situasi berikut.
Ada klaim baru dari bawahan Anda yang menunggu persetujuan.
Klaim yang belum ditindaklanjuti akan mendapat pengingat otomatis sesuai konfigurasi perusahaan (misalnya 3 hari dan 7 hari setelah pengajuan).
Apakah saya bisa menyetujui dari HP?
Ya. Halaman persetujuan sudah dioptimasi untuk mobile. Anda bisa membuka klaim, melihat struk, dan mengambil keputusan langsung dari browser HP.
Apa yang terjadi jika saya tidak menindaklanjuti klaim?
Sistem akan mengirim pengingat email ke Anda secara otomatis. Jika tetap tidak ada tindakan, admin perusahaan bisa melihat klaim yang stagnan melalui laporan.
Bisakah saya membatalkan persetujuan yang sudah diberikan?
Tidak bisa secara langsung. Jika perlu membatalkan persetujuan, hubungi Finance Admin atau Client Admin — mereka bisa mengembalikan status klaim secara manual.
Saya melihat klaim dari karyawan yang bukan bawahan langsung saya, kenapa?
Kemungkinan ini adalah klaim eskalasi (melebihi batas kebijakan) yang diarahkan ke Anda sebagai atasan level berikutnya, atau Anda dikonfigurasi sebagai approver eskalasi oleh admin.
Apakah ada batas waktu untuk menyetujui klaim?
Tidak ada batas waktu teknis, tapi ada pengingat otomatis agar klaim tidak terbengkalai. Pastikan Anda menindaklanjuti dalam waktu wajar sesuai kebijakan perusahaan.
Bawahan saya minta revisi dua kali, apakah klaim bisa diajukan ulang?
Ya. Karyawan bisa mengajukan ulang sebanyak yang diperlukan selama klaim belum ditolak. Setiap kali karyawan mengajukan ulang setelah revisi, Anda akan mendapat notifikasi email baru.
Bisakah saya mendelegasikan ke lebih dari satu orang?
Tidak — satu delegasi aktif per approver. Jika perlu mengganti delegate, batalkan yang lama lalu buat baru. Admin HR bisa membantu jika Anda tidak bisa akses sistem.